[홍석환의 3분 경영] 회의가 끝난 후

홍석환 대표(홍석환의 HR전략 컨설팅)

홍석환 대표

대기업 경영 관리 실장을 맡고 있는 후배와 통화를 하며, 점심을 함께 하기로 일시를 정했습니다. 당일, 늦는다는 문자에 도착해 30분쯤 기다리니 후배가 뛰어옵니다. 회사가 어려우니 회의가 많다고 합니다. 왜 회사가 어려워지면, 회의가 많아지는가? 회의를 많이 하면 문제가 해결되고 성과가 높아지는가? 부정적인 회사 상황을 외부 지인에게 말하는 것이 옳은가?

후배는 효율적이고 효과적인 회의 방법을 묻습니다. 회의 준비부터 마무리까지 성공 비결은 많습니다. 그중 하나가 회의록 작성 및 공유입니다. 막내에게는 매우 짜증 나고 하기 싫은 일이 회의록 작성일 것입니다. 상사가 회의 참석 녹음기를 주며, "듣고 회의록 작성하라"고 하면 화가 날 것입니다.

자신의 회의록 작성의 점수는 몇 점일까요? 첫째, 회의의 목적, 내용, 참석자를 사전에 알고 있다. 둘째, 회의 진행 전, 주관 부서의 조직장으로부터 명확한 지침을 받았다. 셋째, 회의장에 사전 가서 준비물 및 분위기를 파악한다. 넷째, 돌발 상황에 대비해 녹화 또는 녹음을 준비하고 추진한다. 다섯째, 회의 주제에서 얻고자 하는 바를 알고, 결론을 맨 앞에 놓고 결정 과정을 기술한다. 여섯째, 결정 사항을 바로 볼 수 있도록 Layout을 효과적으로 나타낸다. 일곱째, 줄글보다는 구조화/단순화한 표현을 사용한다. 여덟째, 비교 자료/숫자는 도표 또는 그래프로 표현하되, 남용하지 않는다. 아홉째, 회의록 초안이 작성되면, 가장 먼저 주관 부서장에게 내용과 공유 범위의 확인을 한다. 열째, 공유 범위(참석 대상자, 관련 부서)에 1일 이내에 공유한다.

회의록 작성은 부가가치가 떨어지는 단순 일반 업무라고 생각하는 경향이 있습니다. 하지만, 1일 이전에 공유되는 회의록의 작성이 간결, 명확하며 보기 좋다면 어떤 인상을 주게 될까요? 작은 일에 완벽한 직장인이 중요하고 난이도 높은 프로젝트를 수행할 가능성이 높습니다.

/홍석환 대표(홍석환의 HR전략 컨설팅)